Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Aturan Depkes RI

Mengingat sifatnya yang sangat penting dan rahasia, sistem penyimpanan rekam medis yang baik sangat penting dalam sebuah lembaga pelayanan kesehatan. Dengan sistem yang baik, petugas terkait akan dengan mudah mendapatkan dokumen rekam medis seorang pasien ketika dibutuhkan

Sistem penyimpanan rekam medis adalah sebuah suatu prosedur penyimpanan dokumen rekam medis. Karena dokumen rekam medis memuat data individual dengan status rahasia, maka setiap catatan kesehatan dalam dokumen rekam medis harus dilindungi dengan baik. Dokumen harus terlindungi dari sinar matahari, udara lembab dan potensi bencana.

Sekilas Tentang Apa Itu Rekam Medis

Rekam medis adalah catatan yang berisi informasi mengenai kondisi kesehatan seorang pasien, yang mencakup data medis, pemeriksaan, diagnosa, perawatan, dan pengobatan yang diterima oleh pasien selama berinteraksi dengan fasilitas kesehatan. Keberadaan rekam medis sangat penting untuk menjamin kualitas pelayanan kesehatan, kelancaran komunikasi antar tenaga medis, serta memberikan landasan bagi tindakan medis di masa depan. Oleh karena itu, sistem penyimpanan rekam medis yang baik dan terstandarisasi sangat dibutuhkan.

Penyimpanan rekam medis tidak hanya menyangkut kelancaran operasional rumah sakit atau fasilitas kesehatan lainnya, tetapi juga terkait dengan aspek hukum, etika, dan privasi pasien. Pemerintah melalui Kementerian Kesehatan Republik Indonesia (Depkes RI) telah mengatur mekanisme pengelolaan dan penyimpanan rekam medis dengan tujuan untuk menjaga keabsahan, keamanan, dan kerahasiaan informasi kesehatan pasien. Artikel ini akan mengulas lebih dalam tentang sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan aturan Depkes RI, serta pentingnya keberadaan sistem tersebut bagi pelayanan kesehatan.

Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sistem penyimpanan rekam medis dapat dibagi menjadi dua model utama, yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing model memiliki karakteristik dan penerapan yang berbeda, yang akan dibahas secara lebih rinci.

1. Sentralisasi

Sistem sentralisasi dalam penyimpanan rekam medis mengacu pada pengelolaan seluruh data rekam medis yang disimpan dalam satu lokasi atau pusat data yang terpusat. Dalam sistem ini, semua informasi kesehatan pasien disimpan dan dikelola di satu tempat, baik itu di rumah sakit, klinik, atau pusat layanan kesehatan lainnya.

Keuntungan dari sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut:

• Efisiensi Pengelolaan Data: Dengan pengelolaan data yang terpusat, proses pencarian dan pengolahan rekam medis menjadi lebih efisien. Hal ini juga memudahkan dalam melakukan audit atau pengecekan terhadap rekam medis yang ada.
• Keamanan Data: Data yang disimpan di pusat data terpusat lebih mudah diawasi dan dilindungi. Sistem keamanan yang lebih canggih dapat diterapkan di satu tempat yang mempermudah pengendalian akses.
• Pengawasan dan Kontrol yang Lebih Baik: Dengan adanya satu titik pengelolaan, pengawasan terhadap penggunaan dan akses rekam medis dapat dilakukan dengan lebih ketat dan teratur.

            Namun, sistem ini juga memiliki beberapa tantangan, seperti:

• Risiko Kerusakan atau Kehilangan Data: Jika terjadi gangguan pada pusat data, maka seluruh rekam medis yang disimpan di sana dapat hilang atau rusak.
• Biaya Infrastruktur yang Lebih Tinggi: Pembangunan dan pemeliharaan pusat data terpusat membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

2. Desentralisasi

Sebaliknya, dalam sistem desentralisasi, rekam medis disimpan dan dikelola di beberapa lokasi yang tersebar, misalnya di tiap unit rumah sakit atau klinik. Data pasien akan disimpan di tempat terpisah sesuai dengan unit atau cabang layanan kesehatan yang menangani pasien tersebut.

Keuntungan dari sistem desentralisasi adalah:

• Ketersediaan Data yang Lebih Cepat: Rekam medis yang disimpan di unit pelayanan masing-masing akan lebih cepat diakses oleh tenaga medis yang membutuhkan.
• Reduksi Risiko Kehilangan Data: Dengan penyimpanan yang tersebar, risiko kehilangan data menjadi lebih rendah, karena jika satu unit mengalami masalah, data lainnya tetap aman di unit lain.
• Fleksibilitas: Setiap unit dapat mengelola rekam medis sesuai dengan kebutuhannya, memungkinkan lebih banyak inovasi dalam pengelolaan data medis.

 Namun, sistem desentralisasi juga memiliki kelemahan, seperti:

• Kesulitan dalam Pengawasan: Dengan data yang tersebar di banyak tempat, pengawasan terhadap rekam medis menjadi lebih kompleks.
• Tantangan Koordinasi: Jika seorang pasien dipindahkan dari satu unit ke unit lain, diperlukan koordinasi yang baik agar rekam medisnya dapat diakses dengan cepat.

Mengapa Penyimpanan Rekam Medis Itu Penting?

Penyimpanan rekam medis yang baik dan terstruktur memiliki berbagai manfaat, baik dari sisi operasional, medis, hingga hukum. Berikut adalah beberapa alasan mengapa penyimpanan rekam medis sangat penting:

1. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan: Dengan adanya rekam medis yang tersusun dengan baik, tenaga medis dapat lebih cepat dan akurat dalam membuat keputusan medis.
2. Menjamin Keamanan Pasien: Rekam medis yang terorganisir dengan baik dapat mengurangi risiko kesalahan medis, seperti kesalahan pemberian obat atau diagnosis yang keliru.
3. Penyediaan Data untuk Riset dan Pengembangan: Rekam medis yang tersimpan dengan baik menjadi sumber informasi yang sangat berharga untuk riset medis, pengembangan metode perawatan baru, dan peningkatan sistem pelayanan kesehatan secara keseluruhan.
4. Melindungi Hak Hukum Pasien dan Tenaga Medis: Rekam medis yang sah dan lengkap dapat menjadi bukti hukum yang sah jika ada klaim atau sengketa antara pasien dan penyedia layanan kesehatan.
5. Pemenuhan Regulasi dan Standar: Penyimpanan rekam medis yang sesuai dengan regulasi yang ditetapkan oleh Depkes RI akan membantu rumah sakit atau fasilitas kesehatan untuk memenuhi standar operasional yang berlaku.

Penyimpanan Rekam Medis: Kerusakan, Kehilangan, dan Masa Penyimpanan

Penyimpanan rekam medis tidak lepas dari tantangan berupa kerusakan, kehilangan, atau kerahasiaan data yang dapat terancam. Jika rekam medis rusak atau hilang, beberapa langkah harus diambil untuk memastikan kelangsungan data tersebut. Dalam hal ini, ada regulasi yang mengatur masa penyimpanan rekam medis sebelum data tersebut dapat dimusnahkan.

1. Kerusakan atau Kehilangan Rekam Medis

Jika rekam medis rusak karena faktor teknis atau bencana alam, fasilitas kesehatan wajib memiliki prosedur pemulihan data, seperti backup yang teratur dan sistem cadangan yang dapat memulihkan data yang hilang. Jika rekam medis dalam bentuk fisik rusak, maka harus ada penggantian atau rekonstruksi berdasarkan data yang ada.

2. Masa Penyimpanan Rekam Medis

Menurut peraturan Depkes RI, rekam medis harus disimpan dalam jangka waktu tertentu, umumnya selama lima tahun setelah pasien terakhir kali dirawat. Setelah jangka waktu tersebut, rekam medis dapat dimusnahkan, namun tidak sebelum melalui prosedur yang sah untuk menghindari informasi yang belum sepenuhnya dipertimbangkan atau di-review.

Penyimpanan rekam medis adalah bagian integral dari sistem pelayanan kesehatan yang harus diatur secara ketat, baik dari sisi teknis maupun administratif. Sistem yang baik akan memungkinkan pelayanan kesehatan yang lebih efisien, aman, dan berkualitas. Dengan mengikuti aturan yang telah ditetapkan oleh Depkes RI, fasilitas kesehatan dapat memastikan bahwa rekam medis dikelola dengan profesional, sesuai dengan prinsip privasi, serta memenuhi kebutuhan medis dan hukum yang berlaku.

Sebagai masyarakat yang semakin peduli akan hak-hak kesehatan, kita harus mendukung setiap upaya untuk mengoptimalkan sistem penyimpanan rekam medis. Melalui sistem yang lebih baik, kita dapat memperoleh pelayanan kesehatan yang lebih responsif dan terpercaya di masa depan.

Kesimpulan

Penyimpanan rekam medis yang terkelola dengan baik bukan hanya sekadar kewajiban administratif, tetapi juga merupakan cerminan dari komitmen fasilitas kesehatan dalam menjaga hak privasi pasien dan memastikan kualitas pelayanan. Oleh karena itu, penting bagi semua pihak, baik penyedia layanan kesehatan, regulator, maupun masyarakat, untuk terus meningkatkan pemahaman dan kesadaran tentang pentingnya sistem penyimpanan rekam medis yang efisien dan aman.

Dengan kemajuan teknologi dan peningkatan sistem pengelolaan data, kita berharap dapat menciptakan ekosistem pelayanan kesehatan yang lebih transparan, terjamin, dan berkelanjutan. Upaya ini akan berdampak positif, tidak hanya bagi pasien, tetapi juga bagi perkembangan sistem kesehatan nasional yang lebih maju dan dapat diandalkan.

Bagi Anda yang ingin memiliki pengetahuan lebih dalam di bidang rekam medis atau sedang mencari jurusan kuliah rekam medis Kalimantan Tengah terbaik, Anda bisa bergabung dengan STIKes Husada Borneo. Segera daftar dengan mengunjungi tautan berikut https://bit.ly/DaftarSTIKESHB dan dapatkan kesempatan untuk mendapatkan potongan biaya kuliah.

Link Referensi Artikel: 

• https://www.jurnal.stiakdmerauke.ac.id/index.php/jakd/article/download/14/13 
• https://rammik.pubmedia.id/index.php/rmik/article/view/54 
• https://journal.univetbantara.ac.id/index.php/jmiak-rekammedis/article/view/2121/pdf 
• https://pelayanan.jakarta.go.id/download/regulasi/peraturan-meneteri-kesehatan-nomor-269-tentang-rekam-medis.pdf 
• https://yankes.kemkes.go.id/unduhan/fileunduhan_1662611251_882318.pdf