Bagaimana SOP Rekam Medis Hilang? Catat Prosedurnya!

Rekam medis adalah dokumen penting dalam dunia kesehatan, yang berisi informasi tentang riwayat kesehatan pasien. Dokumen ini sangat vital untuk memberikan pelayanan kesehatan yang optimal. Oleh karena itu, pemahaman yang baik mengenai SOP rekam medis hilang sangatlah penting dalam mendukung pelayanan kesehatan yang optimal dan akurat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana prosedur standar operasional (SOP) menangani rekam medis yang hilang serta penyebab utama masalah ini.

Prosedur SOP Rekam Medis Hilang

Berikut adalah langkah-langkah yang harus diambil oleh petugas kesehatan ketika menemukan rekam medis yang hilang:

Mencatat Nomor Rekam Medis yang Hilang

SOP rekam medis hilang pertama adalah pencatatan oleh petugas. Petugas harus mencatat nomor rekam medis yang hilang untuk memudahkan proses pencarian dan pembuatan dokumen pengganti.

Mencari Data Kunjungan Pasien

Selanjutnya, petugas perlu mencari data kunjungan pasien yang bersangkutan dalam register pendaftaran untuk menemukan informasi yang diperlukan.

Menelusuri Indeks Pasien

Penelusuran dilanjutkan melalui indeks pasien. Petugas harus menelusuri buku indeks pasien untuk mengetahui di unit atau ruang pemeriksaan mana pasien terakhir kali berkunjung. Hal ini membantu dalam melacak keberadaan dokumen.

Menulis Kembali Catatan Kunjungan

Setelah menemukan informasi yang dibutuhkan, petugas harus mencatat kembali data kunjungan pasien secara rinci.

Membuat Kembali Map Rekam Medis

Petugas selanjutnya akan membuat map baru untuk menyimpan rekam medis yang telah dibuat kembali.

Memasukkan Catatan ke dalam Map

Setelah map selesai dibuat, catatan rekam medis yang telah ditulis kembali dimasukkan ke dalam map tersebut.

Menyerahkan Rekam Medis ke Unit Pelayanan

Terakhir, petugas harus menyerahkan rekam medis yang telah disiapkan ke unit pelayanan yang dituju oleh pasien.

Menggabungkan Rekam Medis

Jika dokumen rekam medis yang hilang berhasil ditemukan, maka catatan yang dibuat akan digabungkan dengan folder yang baru dibuat. Ini penting untuk menjaga kelengkapan informasi.

Penyebab Hilangnya Rekam Medis

Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan hilangnya dokumen rekam medis, di antaranya:

1. Terbatasnya Sumber Daya Manusia

Kekurangan tenaga kerja di bagian pendaftaran dan pengelolaan rekam medis dapat menyebabkan masalah dalam pengelolaan dokumen. Peningkatan jumlah pasien rawat jalan yang tidak diimbangi dengan jumlah petugas yang memadai akan meningkatkan beban kerja. Hal ini berdampak pada kualitas layanan yang diberikan, sehingga meningkatkan risiko kehilangan dokumen.

2. Kesalahan Penyimpanan Dokumen

Kesalahan dalam penyimpanan rekam medis sering kali terjadi akibat kurangnya ketelitian petugas saat mengatur dan menyimpan dokumen. Penulisan nomor yang tidak jelas dapat menyebabkan dokumen disimpan di tempat yang salah. Untuk mengurangi kesalahan ini, penerapan sistem kode warna pada berkas dapat membantu dalam pengelolaan dan penyimpanan.

3. Distribusi Dokumen oleh Pasien

Seringkali, pasien membawa dokumen rekam medis mereka sendiri untuk dibawa ke poliklinik. Hal ini seharusnya dilakukan oleh petugas, sehingga risiko kehilangan dokumen meningkat. Penting bagi pihak rumah sakit untuk menyediakan sistem pengambilan dan pengembalian dokumen yang teratur.

4. Keterbatasan Sarana dan Prasarana

Ruang penyimpanan yang terbatas dapat menyebabkan penumpukan dokumen, sehingga menyulitkan pengambilan dokumen saat dibutuhkan. Penerapan sistem tracer dan register peminjaman dokumen dapat membantu mengelola pengeluaran dan pengembalian dokumen dengan lebih baik.

5. Kesalahan Penulisan Nomor

Ketidakcocokan nomor rekam medis yang ditulis oleh petugas pendaftaran dapat mengakibatkan dokumen tidak dapat ditemukan. Oleh karena itu, ketelitian dalam mencatat informasi sangat penting.

Penting untuk menyadari bahwa pengelolaan rekam medis yang baik tidak hanya menjaga kerahasiaan pasien tetapi juga meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Dengan mengikuti SOP rekam medis hilang yang telah ditetapkan dan memahami penyebab hilangnya rekam medis, diharapkan pihak rumah sakit dapat meminimalisir risiko tersebut dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pasien.

Apabila Anda tertarik untuk berkarir dalam bidang ini, memilih berkuliah di Prodi Perekam Dan Informasi Kesehatan Kalbar, STIKes Husada Borneo merupakan salah satu pilihan yang bisa Anda pertimbangkan. Temukan informasi lengkap tentang jurusan ini dengan mengunjungi stikeshb.ac.id atau follow @stikeshb di Instagram!

Sumber:

https://www.scribd.com/document/387525973/Sop-Kartu-Rekam-Medis-Hilang

https://jmiki.aptirmik.or.id/jmiki/article/download/150/111/683